Çalışma Takvimi

Kurum ve kuruluşlar açısından en önemli ve kritik meselelerin başında çalışanların çalışma planlamalarının nasıl yapılacağı gelmektedir. Üretim ya da hizmetleri aksamaması adına çalışma takvimi adı verilen bu planlamaların en doğru istatistikler ve veriler ışığında komplike bir şekilde yapılması gerekmektedir.

Çalışma takvimi hazırlarken kurumların yeterli düzede planlama yaptıklarından ve herhangi bir boşluk bırakmadıklarından emin olmaları gerekir. Çoğunlukla İnsan Kaynakları departmanları tarafından hazırlanan bu takvimler bazı durumlarda sene başlarında bazı durumlarda ise açılış dönemlerinde çalışanların ve personelin bilgisine sunulur.

Ayrıca çalışma takvimleri dönemlik olarak da hazırlanabilmektedir. Daha az personel sayısına sahip olan küçük işletmeler için haftalık ay da aylık veya 6 aylık çalışma takvimlerinin hazırlanması mümkündür. Bununla birlikte kurumlar içerisinde bulunan departmanlarında özerk bir şekilde takvim oluşturarak eşit şartlar altında çalışama alanı oluşturmasında herhangi bir sakınca bulunmaz.

Verimli bir çalışma alanın oluşması ve hangi personelin hangi şartlar ve hangi zaman dilimi içerisinde faaliyet göstermesi konusunda özel bir içeriğe sahip olan çalışma takvimi, bir kurum için olmazsa olmaz niteliğe sahiptir. Oldukça kritik bir öneme sahip olan bu takvimlerin birden fazla işlevi bulunmaktadır.

Çalışma takvimleri sadece firma ya da kurumların en etkili ve efektif şekilde faaliyet ya da hizmetlerini yürütebilmesini sağlamaz aynı zamanda bu firma ve kurumlarda çalışan personellerin haklarını koruyarak çalışma sürelerinin ne olduğu konusunda düzenleyici bir role sahiptir.

Çalışma Takvimi Nedir?

Çalışma takvimleri kuruluş, kurum, şirket ya da firmaların hangi saatler içerisinde personellerinden mesai talep ettiğinden, bu mesai saatleri içerisinde aktif olarak çalışılması gereken saatlere kadar geniş kapsamlı bir niteliğe sahip olmalıdır ve bununla birlikte çalışanların ve personellerin çalışma saatleri içerisinde tüm ihtiyaçları düşünülerek planlama yapılmalıdır.

Çalışma takvimi günümüzde çoğunlukla on binlerce çalışanı olan devasa kurumlar tarafından düzenli aralıklara hazırlanmaktadır. Bu kapsamda özellikle devlet kurumları her bir dönem için oluşturmuş oldukları çalışma takvimlerini memurlara bildirmekle mükellef olduğundan, dönem başından ya da sonunda gelecek yıl için gerekli olan takvimleri hazırlayarak bildirirler.

Bu noktada en doğru örnek her eğitim dönemi başında meb çalışma takvimi 2020-21 gibi başlıklar altında açıklanan Milli Eğitim Bakanlığı takvimleridir. Bu takvimlerde öğretmenlerin çalışma sistemlerinden okul yetkililerine, öğrencilerden bakanlık çalışanlarına kadar geniş yelpazede tüm personelin çalışma süreleri planlanarak açıklanır.

Çalışma takvimlerinin bir diğer adı da iş günü takvimi şeklindedir ve bu takvimler belirtilmiş olduğu gibi tamamen kurum içerisinde çalışma şartlarının belirlenmesi üzerine oluşturulmalıdır. Bu özelliği ile çalışma takvimlerinin birden fazla çeşidi bulunur ve hemen her kurumun kendine özgü bir iş günü takvimi oluşturması mümkündür.

Çalışma Takvimi Ne İşe Yarar?

Çalışma takvimi; şirket, kurum, kuruluş, fabrika, departman, firma ve benzeri üretim ya da hizmet gerçekleştiren üreticilerin tüm personellerinin en etkili şekilde hizmet verebilmesini sağlaması adına çalışma saatleri konusunda düzenleyici bir işleve sahiptir.

Bu bağlamda iş günü takvimi işlevi çoğunlukla yoğun çalışan sayısına sahip olan büyük firmalarda açık şekilde görülmektedir. Bununla birlikte düzenleyici bir role sahip olduğundan büyük oranda herkesin memnun olabileceği esnekliğe sahip olarak adil ve eşit şekilde hazırlanmaları gerekmektedir.

Çalışma Takvimi Çeşitleri 

Çalışma takvimi çeşitleri, kurum ya da şirketlerin talepleri doğrultusunda farklı ihtiyaçları karşılamak amacıyla çeşitlendirilebilmektedir. Bu noktada en temel belirleyici durum kuruluşların nasıl bir çalışma düzeni oluşturmak istediğidir. Özellikle hizmet sektörü başta olmak üzere bazı sektörlerde faaliyet gösteren kuruluşların 7 gün 24 saat çalışmaları zorunlulukla gereklidir.

Hizmet sektörü ve kamu kuruluşları büyük oranda 24 saat faaliyet göstermektedir. Polisler, doktorlar, hemşireler, benzinlikler, üretimin döngüsel olduğu fabrikalar, hastaneler saat açık restoran ve lokantalar gibi kurum ve meslek grupları 24 saat açıktır ve çalışma faaliyetlerinin hangi zaman diliminde nasıl gerçekleştirileceğine yönelik iş günü takvimi oluşturmaları gerekir.

Tam Zamanlı Çalışma Takvimi

Tam zamanlı çalışma takvimi isminden de anlaşılacağı üzere çalışanların tam zamanlı olarak çalıştığı kurum ya da firmalarda oluşturulan takvimlerdir. Bu kapsamda tam zamanlı çalışan bir personel için aktif çalışma saati olarak haftalık 40 saat belirlenmelidir.

İş günü takvimi oluştururken tam zamanlı bir takvim dizayn edilecekse bu noktada en temel kriter haftalık 40 saat kuralıdır. Bununla birlikte bazı kurum ya da firmalar 40 saatten daha fazla çalışma zorunluluğu koymaktadır. Bu tarz durumlarda ise çalışanların mesai ücreti ile emeklerinin karşılığı verilir.

Mesai, çalışanların normal çalışma saatlerinden sonra çalışma faaliyetlerine devam etmesi anlamına gelir ve bu bağlamda mesai sonrası çalışma planlamalarına da yine iş günü takvimi kapsamında yer verilmesi gerekmektedir.

Yarı Zamanlı Çalışma takvimi

İş günü takvimi ihtiyacının en yoğun olduğu durumlar şüphesiz yarı zamanlı çalışma sistemine göre hizmet veren kuruluşlardadır. Bu kapsamda doğru bir planlamanın yapılarak üretilen ürün ya da verilen hizmetlerde herhangi bir aksaklık yaşanmadan en efektif şekilde çalışma faaliyetlerinin yürütülmesi gerekmektedir.

Yarı zamanlı çalışanlar için iş günü takvimi, kuruluş tarafından belirtilen çalışma saatlerine uygun şekilde planlanır ve firma ile personelin hakları en adil olarak korunması şeklinde oluşturulur. Aynı zamanda bu noktada tüm çalışanların dengeli ve eşit şekilde mesai saatlerine sahip olduğundan da emin olunması gerekmektedir.

Esnek Zamanlı Çalışma Takvimi

Büyük oranda teknoloji, grafik, tasarım, yazılım, finans ve benzeri alanlarda faaliyet gösteren firmalar büyük oranda esnek çalışma saatlerine sahiptir. Esnek zamanlı çalışma faaliyeti yürüten firmalarda çalışanların arzu ettikleri zamanda iş ortamına gelmeleri ve yine gerekli oldukları zamanda ortamdan ayrılmalarına izin verilmektedir.

Dolayısıyla iş günü takvimi bu tarz çalışma prensibine sahip olan firmalarda daha önemli bir işleve sahiptir. Esnek zamanlı çalışma prensiplerine dayalı olan takvimlerde çoğunlukla personellerin ne zaman işe gelecekleri ve gidecekleri konusunda herhangi bir zorunluluk bulunmamaktadır. Sadece sınırları çizilen zaman dilimleri içerisinde personellerin iş alanında bulunması talep edilir ve personellerin bu kurallara riayet göstermesi beklenir. 

Vardiyalı Sistem Çalışma Takvimi

Çalışma takvimi hazırlama konusunda büyük bir zorunluluğun olduğu çalışma sistemleri arasında en ön plana çıkan ise vardiyalı sistemlerdir. Vardiyalı çalışma prensibine sahip olan firma ya da kurumlarda doğru bir planlamanın yapılması kaçınılmazdır. Aksi durumlarda kurum veya firmanın bazı aksaklıklar yaşaması mümkün olduğu gibi personeller arasında olası sorunların ortaya çıkması da mümkündür.

Vardiyalı sistem çalışma takvimi, var olan tüm personellerin eşit bir çalışma süresini belli bir dönemlik olarak planlar. Bu tarz takvimler diğer takvimlere nazaran daha kısa bir mahiyete sahiptir. Büyük oranda haftalık, aylık ya da 3 aylık olan bu takvimler belirtilen süreler boyunca personellerin mesailerine ne zaman başlayacağı ve ne zaman sonlandıracağı gibi konuları içerir.

Bazı sektörlerde vardiyalı sistem çalışma takvimi sadece çalışanların çalışma sürelerini düzenlemekle kalmaz aynı zamanda çalışma alanlarının farklılık içermesi durumunda dönemlik olarak çalışanların nerede çalışacağını da düzenler. Çoğunlukla güvenlik temini sağlayan güvenlik firmalarının bu tarz takvimler hazırladığı bilinmektedir.

Standardize Çalışma Takvimi

Standart çalışma süreleri bilineceği üzere sabah 09:00 ile akşam 17:00 saatleri arasındadır. Standardize çalışma takvimi bu saatler arasından personellerin ne kadar süre aktif olarak çalışması gerektiğini düzenlemektedir. Personellerin yemek ihtiyaçlarını hangi zaman diliminde giderecekleri, dinlenme ve pasif pozisyonda bulunma süreleri de bu takvimler kapsamında planlanmalıdır. 

Standardize çalışma takvimi belirtilmiş olduğu gibi tek bir mesai sisteminin bulunduğu kurum ya da kuruluşlarda kullanılır. Vardiyalı ya da dönüşümlü çalışma saatlerinin olduğu kurumlarda bu tarz bir takvimin hazırlanması mümkün değildir ve bu takvimlerin hazırlanması da diğer takvimlere oranla çok daha kolaydır.

Çalışma Takvimi Örnekleri

Çalışma takvimi örnekleri kapsamında ön plana çıkan takvimler belirtilmiş olduğu gibi büyük oranda devlet kurumları nezdindedir. Tahmin edileceği üzere devlet kurumları bazı durumlarda pek çok farklı ağ ve departman ile ayrılmaktadır ve merkezde bulunan kurumun yükümlülükleri arasında diğer tüm departmanların da çalışma sürelerini ayarlamak bulunur. Dolayısıyla bu organizasyon oldukça geniş kapsamlı olduğu gibi çoğunlukla senelik olarak yapılmaktadır.

Bu noktada örnek verilebilecek bir diğer kurum ise üniversitelerdir. Çalışma takvimi örnekleri kapsamında üniversitelerin özerk bir planlaması bulunuyor olması gere bir üniversitenin kendine özgü sistemler ile planlama yapabilmesine izin vermektedir. Dolayısıyla üniversiteler de her bir akademik yıl kapsamında gerekli olan çalışma sürelerini personelleri ile paylaşmaktadır ve yine takvimlerde öğrencilerin de eğitim ve öğretim yılı planlanmaktadır. 

Takvim